Conditions générales de participation au
23^e Salon Culture & Jeux Mathématiques

Dates, horaires, présence & engagements

Le consortium d’organisation du Salon regroupant 13 associations, fondations et sociétés savantes organise le « 23^e Salon Culture et Jeux Mathématiques » du 2 au 5 juin 2022, à la fois place St Sulpice et sur le site  https://2022.salon-math.fr/ (date d’ouverture du site à confirmer).

Les horaires d’ouverture du salon sont les suivantes :

• jeudi 2 juin (9h-18h),
• vendredi 3 juin (9h-19h),
• samedi 4 juin (10h-20h)
• dimanche 5 juin mai (10 h-18h).

Au-delà de ces horaires, des spectacles seront proposés aux visiteurs du salon en fin d’après-midi / début de soirée. Le programme du salon sera disponible sur le site du salon.

L’inauguration officielle du Salon aura lieu le jeudi 2 juin à partir de 12 heures au sein de l’espace rencontres.

Avant de venir au salon

• La décision de venir sur le salon est de la responsabilité du chef d’établissement qui autorise la sortie pédagogique.
• Une classe entière peut se rendre sur le salon dans le respect des conditions propres à une sortie scolaire
• Avant le salon, l’enseignant a la responsabilité
  • De définir des groupes de 8 personnes appelés dans la suite du document « groupe scolaire »
  • De définir le « parcours jeune » à partir des éléments d’information disponibles sur le site https://2022.salon-math.fr

• Chaque « groupe scolaire » est encadré dans le respect des consignes et autorisations données par le chef d’établissement.

conditions

• L’accès aux salons (place St Sulpice et salon Distanciel) pour les visiteurs est totalement gratuit. Chaque établissement scolaire peut participer au financement du Salon sous forme de dons afin de permettre aux organisateurs de couvrir une partie des frais engagés pour la coordination, la logistique, le développement et la maintenance du site internet.
• La sortie pédagogique validée par le chef d’établissement est couverte par l’assurance de l’établissement qui couvre les risques induits.
• Les conditions et les frais de déplacements sont à la charge de l’établissement. Ainsi la réservation d’un car doit être faite par l’établissement scolaire en liaison avec la Mairie si besoin.
• Pour faciliter les inscriptions des groupes scolaires en accès libre et pour certaines activités nécessitent une réservation obligatoire, la plate-forme de réservation est mise en ligne sur le site https://2022.salon-math.fr dans la rubrique « enseignants »
  • L’utilisation de la plateforme est totalement gratuite. Il n’est pas nécessaire d’ouvrir un compte pour créer un espace personnel.
  • Les informations demandées lors du processus d’inscription sont strictement utilisées dans le cadre de l’organisation du salon.
  • La confirmation des réservations se fait à partir de l’adresse e-mail renseignée lors de l’identification du groupe scolaire en cliquant sur le lien envoyé utilisant l’adresse e-mail
  • Le nombre de réservations obligatoires est limitée à deux par « groupe scolaire ».

Achat de marchandises

L’achat de marchandises en relation avec les objectifs du Salon est autorisé dans les stands « commerciaux », avec ou sans animation, car conforme aux lois du commerce en vigueur et que les exposants disposent des autorisations adéquates.

De même, la vente est autorisée sur le salon en Distanciel.

Stand en présentiel : Respect du cadre et Règles de fonctionnement

S’agissant du Salon en présentiel, Place saint Sulpice,

• Toute dégradation du cadre ou du matériel (fixations sauvages, taches grasses ou acides, inscriptions au marqueur, …) pourra faire l’objet de demandes de dédommagements ou de poursuites. Il en est de même d’installations sauvages en dehors des stands attribués. Devant chaque stand, un débord peut être autorisé à condition de comporter du matériel léger, de ne pas gêner la circulation des visiteurs et d’avoir fait l’objet d’un accord avec l’organisation. Le stand doit être tenu avec esthétique et témoigner le plus grand respect des visiteurs.
• l’exposant est responsable de la signalétique propre de son stand. La signalétique globale du salon est à la charge de l’équipe organisatrice.
• Des poubelles permettant le tri des déchets sont mises à dispositions au sein du Salon.
• Le salon est un lieu non-fumeur ; les exposants d’un stand peuvent sortir à tour de rôle du salon s’ils désirent fumer.
• Les récipients en plastique sont interdits. Prévoir d’apporter des bouteilles ou des gourdes. Une fontaine d’eau potable est mise à disposition dans l’un des angles du salon.
• Des toilettes seront disponibles en accès libre. Toutefois un petit geste sera le bienvenu en faveur de la personne en charge de la propreté de l’espace.
• Les stands sont abrités sous des tentes avec une armature métallique qui forme des blocs de 9 m², 18 m² ou 27 m². Un espace de 9 m² comprend deux rideaux en toile plastique pour la fermeture du stand. En fonction de la surface du stand et de son emplacement, l’intérieur du stand comprend 2 ou 3 murs composés de panneaux en bois avec un habillage en tissus ignifugés. En cas d’utilisation d’agrafes ou de clous ou autre système d’accroche, ceux-ci devront être retirés en fin de salon, sans dégrader les tissus muraux. Il est strictement interdit d’écrire sur les tissus muraux.
• L’exposant devra faire constater, avant son départ dimanche soir, l’état de son stand et la présence de ces rideaux.
• L’accès au salon se fait de manière privilégiée par transport en commun. Dans le cas de déplacements en voiture, l’accès au parking payant Vinci à proximité immédiate est envisageable. Un tarif préférentiel est accordé aux exposants. Pour cela, l’exposant complète la fiche d’inscription disponible sur le site opngo: https://www.opngo.com/

26€ pour le pass journée

• Les stands sont alimentés en électricité 220V :
  – Un bloc électrique pour un espace de 18 m². Le bloc électrique comprend : 2 prises de courant + 1 disjoncteur pour la lumière. Les exposants doivent compléter cet équipement de base en amenant des rallonges et des multiprises. Les stands devront partager ce bloc avec les stands voisins (cette contrainte vient de l’installateur du salon).
  Les demandes spécifiques devront être faites avant le 30 avril 2022.
  – Une rampe d’éclairage avec 2 ou 3 ampoules.
• Chaque exposant disposera de deux badges fournis par l’équipe organisatrice du salon. Ce badge leur permettra de rentrer dans le salon en dehors des horaires d’ouverture.
• Un gardiennage commencera à fonctionner le mercredi 1er juin à 18 h et prendra fin le lundi 31 mai à 8 h 30. Les jours d’ouverture du salon, les exposants ne pourront rentrer qu’à partir de 8 h du matin en présentant leur badge.
• Ne pas laisser des objets sensibles à l’eau trop près de l’extérieur des stands pour faciliter le travail du service de nettoyage.
• Le nettoyage des allées du salon est assuré par l’organisation. Dimanche soir, chaque stand devra rendre un stand propre : enlever les affichages sur les murs et vider les cartons – des containers seront mis à la disposition des exposants.

Assurance, perte, vol, dégradation

Il est obligatoire de fermer les stands le soir. Une assurance « responsabilité civile » est prise par Animath et vient compléter celle souscrite par la société de gardiennage.

Cependant, l’organisation ne peut en aucun cas être rendue responsable de la disparition de matériel. En conséquence, tout matériel sensible ou de valeur doit être assuré par l’exposant. De plus, chaque exposant est tenu d’être titulaire d’une police d’assurance responsabilité civile propre couvrant les risques qu’il peut faire courir à autrui et comportant une clause de renonciation à tout recours contre Animath.

Les organisateurs du salon ne peuvent être tenus responsables des vols qui pourraient avoir lieu pendant les heures d’ouverture du salon.

En cas de dégradation des stands (tissu mural, tente, rideaux, électricité,), l’exposant recevra une facture pour la remise en état.

Annulation du salon

La responsabilité du consortium en charge de l’organisation ne saurait être engagée si, pour une raison indépendante de sa volonté (en particulier autorisations administratives ou préfectorales, …), le salon devait être annulé ou interrompu. Dans le cas d’annulation, les sommes versées par les exposants seraient remboursées, déduction faite des frais déjà engagés par l’organisation.